Formvorschriften beim Arbeitsvertrag

Unterliegt der Arbeitsvertrag gesetzlichen Formvorschriften oder ist er formfrei abschließbar? Wir erklären, wann welche Regelungen und Formvorschriften gelten.

Das Wichtigste in Kürze

Welche Formvorschriften gibt es im Arbeitsvertrag?

Gesetzliche Mindestbestandteile sind Name und Anschrift der Vertragsparteien, der Zeitpunkt des Beginns des Arbeitsverhältnisses, Arbeitsort und -zeit, die Beschreibung der Tätigkeit, ggfs. die Befristung, die Zusammensetzung und Höhe des Entgelts, der Urlaubsanspruch und Kündigungsfristen.

Ist für den Abschluss eines Arbeitsvertrages gesetzlich die Schriftform vorgeschrieben?

Grundsätzlich kann ein Arbeitsvertrag formfrei abgeschlossen werden, auch eine mündliche Vereinbarung gilt als Vertrag. Gesetzlich erforderlich ist aber die Niederschrift der wesentlichen Vertragsvereinbarungen. Verpflichtend ist die Schriftform bei Ausbildungsverträgen, Zeitarbeitsverträgen oder wenn ein Tarifvertrag einen schriftlich vereinbarten Arbeitsvertrag voraussetzt.

Was gilt wenn man keinen Arbeitsvertrag hat?

Da Arbeitsverträge auch mündlich bzw. formfrei abgeschlossen werden können, sind diese auch ohne Schriftform gültig. Nur für die Befristung eines Arbeitsverhältnisses ist die Schriftform erforderlich.

Form des Arbeitsvertrages

Der Arbeitsvertrag ist grundsätzlich formfrei abschließbar.

Er kann also zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer auch mündlich oder durch schlüssiges Handeln zustande kommen, wenn sich aus dem Verhalten der Beteiligten nur ergibt, dass sie sich vertraglich binden wollen.

Ausnahmen von der Formfreiheit

Die gesetzlichen Formvorschriften für den Abschluss von Arbeitsverträgen lassen prinzipiell eine zunächst nur mündliche Vereinbarung genügen, verlangen aber eine anschließende schriftliche Niederlegung der wesentlichen Vertragsvereinbarungen (§2 NachwG).

Dazu zählen:

  • Name und Anschrift der Vertragsparteien
  • Zeitpunkt des Beginns des Arbeitsverhältnisses
  • bei befristeten Arbeitsverhältnissen: die vorhersehbare Dauer des Arbeitsverhältnisses
  • Arbeitsort
  • Beschreibung der zu leistenden Tätigkeit
  • Zusammensetzung und Höhe des Arbeitsentgelts einschließlich der Zuschläge, der Zulagen, Prämien und Sonderzahlungen und deren Fälligkeit
  • vereinbarte Arbeitszeit
  • Dauer des jährlichen Erholungsurlaubs
  • Kündigungsfristen
  • etwaiger Hinweis auf die für das Arbeitsverhältnis geltenden Tarifverträge, Betriebs- oder Dienstvereinbarungen

Achtung: Es darf nicht zuungunsten des Arbeitnehmers von diesen Vorgaben abgewichen werden. Wird ein Arbeitsvertrag diesem Regelungsminimum nicht gerecht, drohen dem Arbeitgeber im Prozess Rechtsnachteile. Er muss mit Beweislastumkehr, gegebenenfalls sogar Schadensersatzansprüchen rechnen.

Schriftform bei Berufsausbildungsverträgen

Geht es um Ausbildungsverträge schreibt § 11 Berufsbildungsgesetz nach Abschluss des Berufsausbildungsvertrages die unverzügliche Niederschrift der Vertragsinhalte vor.

Eine mündliche Vereinbarung ist demnach nicht ausreichend!

Schriftform bei Arbeitnehmerüberlassungsverträgen (Zeitarbeit)

Nach § 11 Arbeitnehmerüberlassungsgesetz sind bei der Arbeitnehmerüberlassung sind auch zwingend Firma und Anschrift des Verleihers, die Erlaubnisbehörde sowie Ort und Datum der erteilten Arbeitnehmerüberlassungserlaubnis im Arbeitsvertrag aufgenommen sein.

Außerdem müssen Art und Höhe der Leistungen für die Zeiträume aufgeführt werden, in denen der Leiharbeitnehmer nicht verliehen ist.

Tarifvertrag

Im Tarifvertrag kann die Wirksamkeit des Arbeitsvertrages von der Einhaltung der Schriftform abhängig gemacht werden.

Achtung: In diesem Fall führt die Nichtbeachtung des durch tarifvertragliche Vereinbarung festgelegten Schriftformerfordernisses zur Nichtigkeit des Arbeitsvertrages (§§ 125, 126 BGB)!

Formlos trotzdem möglich

Je nach Fassung der tarifvertraglichen Bestimmung kann im Einzelfall aber auch eine andere Bewertung gerechtfertigt sein, soweit die schriftliche Form lediglich deklaratorische Bedeutung haben, also Beweiszwecken dienen soll.

Führt die Auslegung der Schriftformvereinbarung im Tarifvertrag zu diesem Ergebnis, ist auch der formlos abgeschlossene Arbeitsvertrag wirksam.

Jede der Vertragsparteien kann dann von der Gegenseite nachträglich die schriftliche Bestätigung des formlos gültigen Arbeitsvertrages verlangen.

Vorzüge des schriftlichen Arbeitsvertrages

Obwohl der Arbeitsvertrag formfrei abschließbar ist, sollte auch bei nicht vorliegenden Formvorschriften stets die Schriftform gewählt werden.

Die Vorteile liegen klar auf der Hand:

  • Rechtssicherheit und -klarheit
  • Zweifelsfreie Dokumentation der vertraglichen Vereinbarungen
  • Unanfechtbarkeit
  • Keine Beweisprobleme

Geltung des Nachweisgesetzes bei nur mündlich geschlossenen Arbeitsverträgen

Trotz der Möglichkeit zum mündlichen Vertragsschluss, trifft den Arbeitgeber die gesetzliche Verpflichtung, dem Arbeitnehmer spätestens einen Monat nach Aufnahme der Arbeit eine Vertragsniederschrift auszuhändigen, die die wesentlichsten Bestandteile des Arbeitsvertrages enthält (§2 NachwG).

Dem Gesetz unterliegen alle Arbeitnehmer, außer sie werden nur zur vorübergehenden Aushilfe von höchstens einem Monat eingestellt (§1 NachwG). Es ist also auch notwendig für Praktikanten eine Vertragsniederschrift anzufertigen.

Regelungszweck des Gesetzes ist die Schaffung von Rechtssicherheit in Arbeitsverhältnissen.

Beteiligung des Betriebsrates

In Unternehmen mit in der Regel mehr als 20 Arbeitnehmern ist der Arbeitgeber verpflichtet, vor jeder Einstellung den Betriebsrat zu unterrichten und dessen Zustimmung einzuholen (§ 99 Betriebsverfassungsgesetz).

Teilt der Betriebsrat nicht innerhalb einer Woche nach Kenntniserlangung von der geplanten Einstellung dem Arbeitgeber schriftlich die Verweigerung der Zustimmung mit, so gilt die Zustimmung als erteilt.

Ablehnung nur unter bestimmten Gründen

Verweigert der Betriebsrat die Zustimmung, so muss dies unter Angabe von gesetzlich vorgeschriebenen Gründen geschehen.

Zulässige Gründe sind:

  • Die Einstellung verstößt gegen ein Gesetz, eine Verordnung, eine Unfallverhütungsvorschrift, eine Bestimmung im Tarifvertrag, eine Betriebsvereinbarung, eine gerichtliche Entscheidung oder behördliche Anordnung.
  • Es liegt ein Verstoß gegen die vereinbarten Richtlinien über die personelle Auswahl bei Einstellungen vor (wenn vorhanden).
  • Es besteht die begründete Sorge, dass durch die Einstellung andere bereits im Betrieb beschäftigte Arbeitnehmer gekündigt werden könnten oder sonstige Nachteile für sie entstehen könnten.
  • Ist mit dem Betriebsrat vereinbart, dass zu besetzende Arbeitsplätze zuerst intern ausgeschrieben werden müssen, kann der Betriebsrat die Einstellung ablehnen, wenn sich nicht daran gehalten wurde.
  • Es besteht eine durch Tatsachen begründete Sorge, dass der einzustellende Mitarbeiter durch gesetzeswidriges Verhalten oder Diskriminierung, insbesondere fremdenfeindlicher oder rassistischer Herkunft, den Betriebsfrieden stört.

Beispiel: Es soll ein Mitarbeiter im Lager eines Unternehmens eingestellt werden. Sein Arbeitsvertrag wird unbefristet ausgestellt. Zeitgleich arbeitet ein andere Mitarbeiter in gleicher Position bereits im Lager des Unternehmens, allerdings in befristetem Arbeitsverhältnis. Der Betriebsrat kann die unbefristete Einstellung ablehnen, da das befristeten Verhältnis des bereits eingestellten Mitarbeiters in ein unbefristetes umgewandelt werden könnte, um die benötigte Arbeitskraft zu decken.

Gang vor das Arbeitsgericht

Will der Arbeitgeber trotzdem an der Einstellung festhalten, kann er beim Arbeitsgericht beantragen, die Zustimmung des Betriebsrats zu ersetzen.

Setzt sich der Arbeitgeber über die fehlende Zustimmung des Betriebsrates hinweg und hat er auch keine Ersetzung der Zustimmung beantragt, so kann der Betriebsrat bei Gericht den Antrag stellen, dem Arbeitgeber die Einstellung zu verbieten (§ 101 Betriebsverfassungsgesetz).

In diesem Verfahren muss der Arbeitgeber dann plausibel machen, dass die vom Betriebsrat vorgetragenen Einwände nicht berechtigt sind.

Übrigens: Die gesetzliche Vorgabe erlaubt dem Arbeitgeber ein vorläufiges Einstellungsrecht ohne vorherige Konsultation des Betriebsrates. Auch in diesen Fällen kann der Betriebsrat erforderlichenfalls widersprechen und eine gerichtliche Klärung herbeiführen (§ 100 Betriebsverfassungsgesetz).

Weitere hilfreiche Informationen über Inhalte und gesetzliche Vorgaben finden Sie in unserem Ratgeber zum Arbeitsvertrag.

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Zuletzt aktualisiert: 08.09.2021