Arbeitszeugnis

Frau liest Arbeitszeugnis
Arbeitszeugnis im Arbeitsrecht – Anspruch, Formulierungen und Noten

Das Arbeitszeugnis hat eine große Bedeutung in der Arbeitswelt. Das gilt für Arbeitnehmer, die das Zeugnis für Bewerbungen nutzen, genauso wie für Arbeitgeber, die sich anhand dessen einen Überblick über den sich Bewerbenden und seine Leistungen verschaffen möchten. Ausgestellt wird das Zeugnis entweder als einfaches oder als qualifiziertes Arbeitszeugnis, sobald der Arbeitnehmer aus dem Unternehmen austritt. Anspruch auf ein Arbeitszeugnis hat grundsätzlich jeder Arbeitnehmer, das gilt auch für geringfügig Beschäftigte.

Erfahren Sie hier alles, was Sie zum Thema Zeugnis wissen müssen, von Arbeitszeugnis Formulierungen und ihrer Bedeutung in Noten über die rechtlichen Grundsätze von Zeugnissen bis hin zum Anfordern eines Zeugnisses!

Das Wichtigste in Kürze

Was ist ein Arbeitszeugnis?

Ein Arbeitszeugnis wird bei Austritt des Arbeitnehmers aus dem Unternehmen erstellt und gilt als wichtiges Dokument in Bewerbungen. Ein qualifiziertes Zeugnis soll dem zukünftigen Arbeitgeber einen Eindruck von Leistung und Verhalten des Angestellten übermitteln.

Arbeitszeugnis: Was muss rein?

Mindestens enthalten sein müssen Angaben zu Dauer und Art der ausgeübten Tätigkeit. Auf expliziten Wunsch des Arbeitnehmers wird eine Bewertung von Leistung und Verhalten des Arbeitnehmers vorgenommen.

Bitte um Arbeitszeugnis – wie muss man sie formulieren?

Möchte der Arbeitnehmer eine Leistungs- und Verhaltensbewertung von seinem Arbeitgeber erhalten, sollte er mit Einreichung der Kündigung ein qualifiziertes Zeugnis anfordern. Dies kann explizit im Kündigungsschreiben aufgeführt werden.

Arbeitszeugnis Anspruch

Der Anspruch auf ein Arbeitszeugnis bzw. die Pflicht zur Zeugniserteilung kann sich sowohl aus dem Gesetz als auch aus dem Arbeitsvertrag ergeben.

Gesetzlicher Anspruch

Bei der Beendigung eines Arbeitsverhältnisses hat der Arbeitgeber jedem Arbeitnehmer auf dessen Verlangen ein schriftliches Zeugnis auszustellen. Dieser gesetzliche Anspruch findet sich in der Zentralnorm des § 109 Gewerbeordnung.

Vertraglicher Anspruch

Der Anspruch auf Erteilung des Zeugnisses kann ausdrücklicher Gegenstand entsprechender einzelvertraglicher oder tarifvertraglicher Vereinbarung sein. Aufgrund des grundsätzlichen Vorrangs individueller vertraglicher Abreden gegenüber gesetzlicher Regelung folgt in diesen Fällen der Zeugnisanspruch bereits aus dem betreffenden Vertrag.

Beschäftigungsart für den Anspruch unerheblich

Die Pflicht zur Zeugniserteilung besteht ohne weiteres und ist an keinerlei Voraussetzungen geknüpft. Weder spielt die Dauer des Arbeitsverhältnisses eine Rolle noch seine Eigenart und Beschaffenheit. Der Anspruch steht deshalb auch geringfügig Beschäftigten, Aushilfskräften und Arbeitnehmern zu, die einer Teilzeittätigkeit nachgehen. Der Arbeitgeber kann sich unter keinen Umständen seiner Zeugnispflicht entziehen, selbst wenn das Arbeitsverhältnis nur ein paar Tage angedauert hat.

Fälligkeit des Zeugnisanspruchs

Das Gesetz sieht den Anspruch auf Arbeitszeugnis bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses vor. Das ist regelmäßig der letzte Arbeitstag. In der Praxis kommt allerdings unter dem Einfluss der Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts auch ein früherer Zeitpunkt der Zeugniserteilung infrage. Das Gericht gewährt den Zeugnisanspruch nach Ablauf der Kündigungsfrist. Das gilt insbesondere dann, wenn Kündigungsschutzklage erhoben wurde und der Bestand des Arbeitsverhältnisses noch in der Schwebe ist.

Nach weit verbreiteter Ansicht soll dem Arbeitnehmer schon vor Beendigung des Arbeitsverhältnisses ein Zeugnisanspruch zukommen, um rechtzeitige Gelegenheit zu anderweitiger Bewerbung zu geben. Bedingung für den Anspruch soll aber die Kündigung sein. Vor einer Kündigung wiederum soll die Zeugniserteilung verlangt werden können, wenn dem Arbeitnehmer von dem Arbeitgeber konkret die Kündigung in Aussicht gestellt worden ist.

Arbeitszeugnis Arten

Es ist zu unterscheiden zwischen dem einfachen und dem qualifizierten Arbeitszeugnis.

In der Praxis relevant kann für Arbeitnehmer zudem das Zwischenzeugnis sein.

Wahlrecht: einfaches oder Qualifiziertes Arbeitszeugnis?

Dem Arbeitnehmer steht es frei, sich bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses für ein qualifiziertes oder einfaches Arbeitszeugnis zu entscheiden. Dieses grundsätzliche Wahlrecht wird sich aber dann auf den Erteilungsanspruch eines einfachen Zeugnisses beschränken, wenn die Beschäftigungsdauer so kurzzeitig war, dass der Arbeitgeber keine Leistungs- und Verhaltensbeurteilung vornehmen kann.

Bestimmende Gesichtspunkte für die Entscheidung

Bei einem lediglich wenige Tage beschäftigten Arbeitnehmer wird es nicht möglich sein, aussagekräftige und verlässliche Daten und Erfahrungswerte zusammenzustellen, die die Grundlage für eine eingehende Beurteilung abgeben könnten. In diesem Fall kann der Arbeitnehmer deshalb auch nur ein einfaches Arbeitszeugnis verlangen. Die Rechtsprechung geht diesbezüglich davon aus, dass das Beschäftigungsverhältnis mindestens sechs Wochen angedauert haben muss, um beurteilungsfähige Kriterien für die Erteilung eines qualifizierten Zeugnisses zu liefern.

Einfaches Arbeitszeugnis als reiner Tätigkeitsnachweis

Im Übrigen hat der Arbeitnehmer ein unbeschränktes Wahlrecht, bei dessen Ausübung er aber die grundsätzliche Bedeutung der beiden Zeugnisarten nicht aus dem Auge verlieren sollte. Das einfache Arbeitszeugnis dokumentiert nicht mehr als einen Beschäftigungsnachweis, dem keine zusätzlichen Informationen zu entnehmen sind. Die Erteilung eines solchen Zeugnisses sollte nur dann erfolgen, wenn die Bescheinigung tatsächlich und ausschließlich als Nachweis über eine Tätigkeit dient, die entweder sehr kurzzeitig war oder aber derart anspruchslos oder geringfügig, dass sie keine Leistungs- und Verhaltensbeurteilung erfordert und eine solche für den Arbeitnehmer auch keine Rolle spielt. Diese Voraussetzungen können beispielshalber bei sehr einfach gestalteten Aushilfs- oder Nebentätigkeiten vorliegen. Im Regelfall ist dann das Interesse des Arbeitnehmers nur darauf gerichtet, mittels des Zeugnisses belegen zu können, dass er während des betreffenden Zeitraumes gearbeitet hat.

Qualifiziertes Zeugnis als Regelfall

In allen anderen Fällen sollte die Erteilung eines qualifizierten Arbeitszeugnisses immer vorgezogen werden. Das gilt vornehmlich für länger andauernde Arbeitsverhältnisse und sämtliche Tätigkeiten, die ein Mindestmaß an Verantwortung und Fachkenntnissen erfordern. Bewerben sich solche Arbeitnehmer lediglich mit einem einfachen Arbeitszeugnis, wird der potentielle Arbeitgeber vielfach mutmaßen, mit dem Verzicht auf ein qualifiziertes Zeugnis solle eine negative Beurteilung im Leistungs- und Verhaltensbereich vermieden werden. Abgesehen von den dargestellten Ausnahmefällen einer nur kurzfristigen Beschäftigung oder gänzlich unbedeutenden Nebentätigkeit, sollte deshalb regelmäßig das qualifizierte Arbeitszeugnis gewählt werden.

Rechtsfolgen von Wahlrechtsausübung und Zeugniserteilung

Der Arbeitgeber erfüllt den Zeugnisanspruch durch die Erteilung eines Zeugnisses, das nach Form und Inhalt den gesetzlichen Anforderungen genügt. Entspricht das Zeugnis nicht diesen Anforderungen, kann der Arbeitnehmer nach der Rechtsprechung die Berichtigung oder Ergänzung des Zeugnisses verlangen. Mit einer darauf gerichteten Klage macht der Arbeitnehmer den durch die Nichteinhaltung der gesetzlichen Anforderungen fortbestehenden Erfüllungsanspruch weiterhin geltend (dazu unter: Verteidigungsmöglichkeiten des Arbeitnehmers).

Arbeitszeugnis Grundsätze

§ 109 Absatz 2 Satz 1 Gewerbeordnung bestimmt, dass das Zeugnis klar und verständlich zu formulieren ist. Nach Satz 2 der Vorschrift darf es keine Merkmale oder Formulierungen enthalten, die den Zweck haben, eine andere als aus der äußeren Form oder dem Wortlaut ersichtliche Aussage über den Arbeitnehmer zu treffen.

Das Gesetz normiert damit die Grundsätze der Zeugnisklarheit und Zeugniswahrheit. Sie werden ergänzt durch weitere wesentliche Prinzipien. Das sind die Zeugnisgrundsätze der Vollständigkeit, der individuellen Beurteilung und des Wohlwollens.

Zeugnisgrundsatz der Klarheit

§ 109 Absatz 2 Satz 1 Gewerbeordnung enthält den Zeugnisgrundsatz der Klarheit, der dazu verpflichtet, die Aussagen eindeutig zu halten, insbesondere das Zeugnis in verständlicher und klarer Sprache abzufassen. Geheimzeichen oder bestimmte Codewörter, die in der Erwartung verwendet werden, der künftige Arbeitgeber werde ihren eigentlichen Sinn entschlüsseln können, verstoßen stets gegen das Klarheitsgebot und sind daher unzulässig.

Geheimzeichen

In die Kategorie der Geheimzeichen wird man etwa unangebrachte Unterstreichungen im Text oder das Setzen von Ausrufezeichen einordnen müssen. Die Verwendung beider Mittel im Arbeitszeugnis ist sachfremd, lädt zu unzulässigen Spekulationen ein und ist deshalb mit dem Grundsatz der Zeugnisklarheit unvereinbar. Dasselbe muss auch gelten für das demonstrative Unterstreichen der Telefonnummer des Arbeitgebers auf dem Zeugnisformular, denn dem kann die Anspielung auf einen Rückruf bei dem Zeugnisverfasser entnommen werden.

Codewörter

Bei den ebenfalls von § 109 Absatz 2 Satz 1 erfassten Codewörtern handelt es sich um ganz bestimmte Wendungen und Formulierungen, die auf Untugenden oder Schwachstellen des Arbeitnehmers hinweisen sollen. Sie sind strikt von den zulässigen Verschlüsselungen (siehe Zeugnisbenotung.) zu unterscheiden. Derartige Codewörter sind in Arbeitszeugnissen stets verboten.

Nachfolgend einige Beispielsfälle unzulässiger Codes mit dem ihnen zukommender Bedeutung:

„Sie war eine anspruchsvolle und kritische Mitarbeiterin.“ (= schwer zu nehmende Persönlichkeit)

„Er hat mit seiner Geselligkeit zur Verbesserung des Betriebsklimas beigetragen.“ (= der Mitarbeiter hat Alkoholprobleme)

„Er engagierte sich nachdrücklich für die Interessen der Kollegen.“ (= Mitarbeiter war Mitglied des Betriebsrats)

„Sie war kontaktbereit.“ (= Mangel an Kontaktfähigkeit)

„Ihr wurde Gelegenheit zur Fortbildung gegeben.“ (= Mangel an Fortbildungsbereitschaft)

„Er verstand es, seine Aufgaben erfolgreich zu delegieren.“ (= Mitarbeiter hat sich seinen Pflichten entzogen)

„Er war stets pünktlich.“ (= Mangel an positiv Erwähnenswertem)

„Sie wusste sich gut zu verkaufen.“ (= Überheblichkeit und Selbstüberschätzung)

„Sie hat im Rahmen ihrer Möglichkeiten gearbeitet.“ (= Mitarbeiterin hatte keinen Erfolg)

Zeugnisgrundsatz der Wahrheit

Die Zeugniswahrheit verlangt, dass das Arbeitszeugnis nichts Falsches enthalten darf. Dieser Zeugnisgrundsatz untersagt die Aufnahme von Behauptungen oder Verdächtigungen in das Zeugnis, die keine objektive Grundlage haben. Stattdessen gebietet die Wahrheitspflicht die Benennung feststehender Tatsachen, die ein wahrheitsgemäßes und unverfälschtes Bild des Arbeitnehmers vermitteln.

Zeugnisgrundsatz des Wohlwollens

Inhalt und Überschneidung mit der Zeugniswahrheit

Konfliktpotential kann an der Schnittstelle zwischen der Wahrheitspflicht und dem Grundsatz wohlwollender Beurteilung entstehen. Der Zeugnisgrundsatz des Wohlwollens gibt auf, das Fortkommen des Arbeitnehmers nicht unnötig zu erschweren. Vielmehr ist das Zeugnis in der Weise abzufassen, dass ein verständiger, dem Arbeitnehmer günstiger Maßstab zugrunde gelegt wird.

Zwangsläufig kann der Grundsatz des Wohlwollens mit der Wahrheitspflicht in Widerstreit geraten, und es ist zuweilen durchaus schwierig die gegensätzlichen Positionen miteinander zu versöhnen. Dabei gilt generell, dass ein Zeugnis nicht unwahr wird, wenn der Grundsatz des Wohlwollens die Ausklammerung bestimmter Tatsachen gebietet.

So wird die einmalige Fehlleistung des Arbeitnehmers nicht erwähnt werden dürfen, wenn sie sich bei einer späteren Bewerbung nachteilig auswirken könnte. Die wohlwollende Zeugnisabfassung verpflichtet dann dazu, diesen Vorfall unerwähnt zu lassen.

Vorrang der Zeugniswahrheit

Das von dem Zeugnisgrundsatz des Wohlwollens geforderte Auslassen bestimmter Tatsachen stößt andererseits aber dort an seine Grenze, wo Vorkommnisse bedeutsamer Art in Rede stehen. Die Wahrheitspflicht zwingt in einem solchen Fall zu deren Angabe, denn das bewusste Weglassen der Tatsachen würde im Ergebnis ein verfälschtes und damit unwahres Bild des Arbeitnehmers vermitteln.

Die exakte Grenzziehung ist einzelfallabhängig, wobei im Zweifelsfall der Wahrheitspflicht der Vorrang gebührt. Verstöße gegen dieses Vorrangverhältnis können Regressansprüche auslösen. Stellt der Arbeitgeber einem Arbeitnehmer wider besseres Wissen ein zu günstiges Arbeitszeugnis aus, läuft er Gefahr, von dem späteren Arbeitgeber auf Schadensersatz in Anspruch genommen zu werden.

Zeugnisgrundsatz der Vollständigkeit

Der neue Arbeitgeber muss sich darauf verlassen können, dass das Zeugnis ein möglichst komplettes Bild von dem Arbeitnehmer, seinen Leistungen und seinem sonstigen Verhalten vermittelt. Das Zeugnis muss daher Einseitigkeiten und selektive Darstellungen vermeiden. Das bedeutet nicht, dass sämtliche Einzelheiten aufgeführt werden müssen. Eingang in das Zeugnis müssen aber alle Umstände und Tatsachen finden, die wesentlich sein können für Meinungsbildung und Entscheidungsfindung des künftigen Arbeitgebers.

Zeugnisgrundsatz der individuellen Beurteilung

Dieser Zeugnisgrundsatz verpflichtet den Zeugnisverfasser zu einer einzelfallgerechten Würdigung. Er verbietet die Verwendung allgemeiner und austauschbarer Floskeln und Wendungen, die erkennbar auf eine Vielzahl von Fallgestaltungen passen. Aus dem Zeugnis und seinen Formulierungen muss unmissverständlich hervorgehen, dass eine eingehende Auseinandersetzung mit dem einzelnen Arbeitnehmer, seinen Leistungen und Verhalten  stattgefunden hat.

Äußere Form des Arbeitszeugnisses

In Anbetracht seiner großen Bedeutung für Neubewerbungen kommt regelmäßig auch dem äußeren Erscheinungsbild des Arbeitszeugnisses ein entsprechender Stellenwert zu. Legt der Arbeitssuchende ein Zeugnis vor, das den Mindestanforderungen an Form und Gestaltung nicht genügt, kann ihm das als Mangel an Sorgfalt und Gewissenhaftigkeit angelastet werden. Unzulänglichkeiten in der Präsentation werden die Einstellungsaussichten stets schmälern.

Schriftform

§ 109 Absatz 1 Satz 1 Gewerbeordnung ordnet die Erteilung des schriftlichen Zeugnisses an. Angesichts seiner herausragenden Bedeutung für das Berufsleben des Arbeitnehmers schließt § 109 Absatz 3 Gewerbeordnung fernerhin die Zeugniserteilung in elektronischer Form aus. Das als E-Mail angelegte Arbeitszeugnis ist demnach grundsätzlich unzulässig.

Anforderungen an Form und Gestaltung des Schreibblatts

Das Arbeitszeugnis wird in der Regel im Format DIN A 4 erstellt. Dabei muss es sich um einen Firmenbogen handeln, oder, wo ein solcher fehlt, jedenfalls um Briefpapier, das den ausstellenden Arbeitgeber durch Einfügung seiner Adressdaten klar erkennen lässt. Ist der Arbeitgeber eine Personen- oder Kapitalgesellschaft, so sind ihre gesetzlichen Vertreter zu bezeichnen. Der Arbeitnehmer muss mit Vor- und Familiennamen benannt werden, und, soweit er dies wünscht, sind auch Geburtsdatum und Adresse aufzunehmen.

Der Arbeitnehmer hat einen Anspruch darauf, dass das Zeugnisdokument keinerlei äußerlich sichtbaren Mängel wie Flecken, Verschmutzungen, Eselsohren oder Risse aufweist. Von diesem Grundsatz äußerlicher Unversehrtheit lässt die Rechtsprechung nur für den Fall eine Ausnahme zu, wenn das Zeugnis gefaltet wird, um es dem Arbeitnehmer auf dem Postwege zukommen zu lassen.

Anforderungen an Schriftbild und Textkörper

Das Schreiben muss die Überschrift „Zeugnis“ oder „Zwischenzeugnis“ tragen und in üblicher Schriftgröße maschinenschriftlich abgefasst sein. Der Text muss frei sein von Tipp- und Schreibfehlern, insbesondere ist die allgemein verbindliche Rechtschreibung einzuhalten.

Enthält das Arbeitszeugnis Schreibfehler, steht dem Arbeitnehmer ein Anspruch auf Neuausstellung zu, soweit es sich nicht um einen einzigen unerheblichen Tippfehler handelt. Randbemerkungen, Einschiebungen oder Nachträge sind immer unzulässig und verpflichten zur Neuausstellung.

Gleiches gilt für Unterstreichungen, sonstige optische Hervorhebungen und die Verwendung von Sonderzeichen oder Symbolen. Sämtliche dieser Mittel suggerieren ein besonderes Maß an Aufmerksamkeit, die mit dem eigentlichen Zeugniszweck prinzipiell nicht vereinbar sind. Wie schon dargelegt, verstoßen sie insbesondere gegen das Gebot der Zeugnisklarheit, so dass ihr Gebrauch im Zeugnis gleichfalls einen Neuausstellungsanspruch begründet.

Ausstellungsdatum

Das Ausstellungsdatum muss mit dem Datum der Beendigung des Arbeitsverhältnisses übereinstimmen. Dabei wird eine Toleranzabweichung von bis zu vier Wochen als noch vertretbar gelten müssen. Liegt zwischen dem Ende des Arbeitsverhältnisses und dem Datum der Zeugnisausstellung ein größerer zeitlicher Abstand, kann dies den ungünstigen Eindruck entstehen lassen, zwischen den Parteien habe über den Zeugnisinhalt Uneinigkeit bestanden. Die Rechtsprechung gewährt dem Arbeitnehmer in diesem Fall einen Anspruch darauf, das Arbeitszeugnis auf den Zeitpunkt der Beendigung des Arbeitsverhältnisses zurückzudatieren.

Unterschrift und Unterschriftenbefugnis

Der Zeugnistext muss abgeschlossen werden mit der handschriftlichen Unterschrift des Zeugnisverfassers. Die Unterschrift muss nicht in jedem Fall von dem Arbeitgeber selbst geleistet werden. In größeren Unternehmen und Betrieben kann hierzu auch ein besonderer Vertreter des Arbeitgebers befugt sein. Diese Berechtigung wird man beispielsweise dem Personalleiter zuerkennen können, während sie dem Angestellten der unteren Führungsebene nicht zukommt.

Unterschreibt ein hierzu besonders berufener Vertreter des Arbeitgebers, so muss sich zudem das Vertretungs- und Bevollmächtigungsverhältnis stets aus der Beifügung eines entsprechenden Zusatzes wie etwa „in Vertretung“ ergeben.

Zeugnissprache: Arbeitszeugnis Formulierungen und Noten

Für das Arbeitszeugnis wird eine ganz eigene Zeugnissprache verwendet, die für die wenigsten Arbeitnehmer leicht verständlich ist. Dabei werden durch bestimmte Formulierungen im Arbeitszeugnis Noten vergeben, die dem Arbeitgeber einen Eindruck über den Arbeitnehmer vermitteln.

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Arbeitszeugnis Formulierungen

In Zeugnissen wird eine ganz eigene Sprache verwendet, die für die wenigsten Arbeitnehmer leicht verständlich ist. Dabei werden durch bestimmte Formulierungen im Arbeitszeugnis Noten vergeben, die dem Arbeitgeber einen Eindruck über den Arbeitnehmer vermitteln. Welche Formulierungen im Arbeitszeugnis sind zulässig und was ist nicht erlaubt?

Überraschter Arbeitnehmer mit Arbeitszeugnis

Gegen das Arbeitszeugnis vorgehen

Ist der Arbeitnehmer mit dem ausgestellten Zeugnis nicht einverstanden, hat er das Recht dagegen vorzugehen. Dabei sollte zuerst versucht werden, sich außergerichtlich mit dem Arbeitgeber zu einigen. Wie geht es weiter, wenn dieser Versuch scheitert? Kann gegen das Arbeitszeugnis geklagt werden?

Titelbild: Prostock-studio/ shutterstock.com

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