Äußeres Bild des Arbeitszeugnisses

In Anbetracht seiner großen Bedeutung für Neubewerbungen kommt regelmäßig auch dem äußeren Erscheinungsbild des Arbeitszeugnisses ein entsprechender Stellenwert zu. Legt der Arbeitssuchende ein Zeugnis vor, dass den Mindestanforderungen an Form und Gestaltung nicht genügt, kann ihm das als Mangel an Sorgfalt und Gewissenhaftigkeit angelastet werden.
Unzulänglichkeiten in der Präsentation werden die Einstellungsaussichten stets schmälern.

Schriftform

§ 109 Absatz 1 Satz 1 Gewerbeordnung ordnet die Erteilung des schriftlichen Zeugnisses an. Angesichts seiner herausragenden Bedeutung für das Berufsleben des Arbeitnehmers schließt § 109 Absatz 3 Gewerbeordnung fernerhin die Zeugniserteilung in elektronischer Form aus. Das als E-Mail angelegte Arbeitszeugnis ist demnach grundsätzlich unzulässig.

Anforderungen an Form und Gestaltung des Schreibblatts

Das Arbeitszeugnis wird in der Regel im Format DIN A 4 erstellt. Dabei muss es sich um einen Firmenbogen handeln, oder, wo ein solcher fehlt, jedenfalls um Briefpapier, das den ausstellenden Arbeitgeber durch Einfügung seiner Adressdaten klar erkennen lässt. Ist der Arbeitgeber eine Personen- oder Kapitalgesellschaft, so sind ihre gesetzlichen Vertreter zu bezeichnen. Der Arbeitnehmer muss mit Vor- und Familiennamen benannt werden, und, soweit er dies wünscht, sind auch Geburtsdatum und Adresse aufzunehmen.

Der Arbeitnehmer hat einen Anspruch darauf, dass das Zeugnisdokument keinerlei äußerlich sichtbaren Mängel wie Flecken, Verschmutzungen, Eselsohren oder Risse aufweist. Von diesem Grundsatz äußerlicher Unversehrtheit lässt die Rechtsprechung nur für den Fall eine Ausnahme zu, wenn das Zeugnis gefaltet wird, um es dem Arbeitnehmer auf dem Postwege zukommen zu lassen.

Anforderungen an Schriftbild und Textkörper

Das Schreiben muss die Überschrift „Zeugnis“ oder „Zwischenzeugnis“ tragen und in üblicher Schriftgröße maschinenschriftlich abgefasst sein. Der Text muss frei sein von Tipp- und Schreibfehlern, insbesondere ist die seit 2006 allgemein verbindliche Rechtschreibung einzuhalten.

Enthält das Arbeitszeugnis Schreibfehler, steht dem Arbeitnehmer ein Anspruch auf Neuausstellung zu, soweit es sich nicht um einen einzigen unerheblichen Tippfehler handelt. Randbemerkungen, Einschiebungen oder Nachträge sind immer unzulässig und verpflichten zur Neuausstellung.

Gleiches gilt für Unterstreichungen, sonstige optische Hervorhebungen und die Verwendung von Sonderzeichen oder Symbolen. Sämtliche dieser Mittel suggerieren ein besonderes Maß an Aufmerksamkeit, die mit dem eigentlichen Zeugniszweck prinzipiell nicht vereinbar sind. Wie schon dargelegt, verstoßen sie insbesondere gegen das Gebot der Zeugnisklarheit, so dass ihr Gebrauch im Zeugnis gleichfalls einen Neuausstellungsanspruch begründet.

Ausstellungsdatum

Das Ausstellungsdatum muss mit dem Datum der Beendigung des Arbeitsverhältnisses übereinstimmen. Dabei wird eine Toleranzabweichung von bis zu vier Wochen als noch vertretbar gelten müssen. Liegt zwischen dem Ende des Arbeitsverhältnisses und dem Datum der Zeugnisausstellung ein größerer zeitlicher Abstand, kann dies den ungünstigen Eindruck entstehen lassen, zwischen den Parteien habe über den Zeugnisinhalt Uneinigkeit bestanden. Die Rechtsprechung gewährt dem Arbeitnehmer in diesem Fall einen Anspruch darauf, das Arbeitszeugnis auf den Zeitpunkt der Beendigung des Arbeitsverhältnisses zurückzudatieren.

Unterschrift und Unterschriftenbefugnis

Der Zeugnistext muss abgeschlossen werden mit der handschriftlichen Unterschrift des Zeugnisverfassers. Die Unterschrift muss nicht in jedem Fall von dem Arbeitgeber selbst geleistet werden. In größeren Unternehmen und Betrieben kann hierzu auch ein besonderer Vertreter des Arbeitgebers befugt sein. Diese Berechtigung wird man beispielsweise dem Personalleiter zuerkennen können, während sie dem Angestellten der unteren Führungsebene nicht zukommt.

Unterschreibt ein hierzu besonders berufener Vertreter des Arbeitgebers, so muss sich zudem das Vertretungs- und Bevollmächtigungsverhältnis stets aus der Beifügung eines entsprechenden Zusatzes wie etwa „in Vertretung“ ergeben.

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