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Steuerfreie Zuwendungen und Zuschüsse des Arbeitgebers richtig nutzen

Taschenrechner und Geld

Arbeitnehmer freuen sich über Lohnerhöhungen. Allerdings bleibt nach Abzug von Steuern und Sozialversicherungsbeiträgen nur ein kleiner Teil davon als wirkliches Gehaltsplus übrig. Es kommt zu einer Nettolohnlücke. Im Gegenzug müssen die Arbeitgeber jedoch noch zusätzliche Summen für Sozialbeiträge abführen. Somit wird jede Lohnverhandlung eine schwierige Diskussion, an deren Ende der Nutzen meistens leider nicht so groß wie erhofft ist.

Sachleistungen: komplizierte Rahmenbedingungen

Viele Arbeitgeber bieten ihren Mitarbeitern aus diesem Grund steuerfreie Zuwendungen und Zuschüsse an – sogenannte Sachleistungen. Diese bringen dem Mitarbeiter einen direkten Mehrwert, ohne dass sie zu versteuern wären. Das ergibt häufig einen größeren Gegenwert, als eine Nettolohnerhöhung ausmachen würde. Der Arbeitgeber seinerseits spart die zusätzlichen Sozialversicherungsbeiträge.

Die rechtlichen Rahmenbedingungen sind jedoch kompliziert und können im Einzelfall unliebsame Überraschungen beinhalten. Dieser Ratgeber zeigt, welche steuerfreien Zuschüsse es gibt und was dabei zu beachten ist.

Rechtsgrundlage und Art der Bereitstellung

Die grundlegenden Gesetze zur Regelung von steuerfreien Zuwendungen bzw. Zuschüssen sind vorrangig im Einkommenssteuergesetz (EStG) verankert. Zu den wichtigsten Passagen gehören:

  • § 3 EStG: Der Paragraf enthält eine ausführliche Auflistung von Leistungen, die als steuerfreie Zuwendung oder Zuschuss gelten.
  • § 8 EStG: Der Paragraf gibt Aufschluss darüber, was als Einnahme gilt und wie diese steuerlich zu behandeln sind. Die Ausführungen unterscheiden zwischen monetären und nicht-monetären Leistungen.

Seit Januar 2020 unterscheidet der Gesetzgeber deutlicher als zuvor zwischen Sachleistungen und Geldleistungen. Geldleistungen sind Zahlungen, Erstattungen und „Surrogate“ im Wert eines genannten Betrags sowie ähnliche Leistungen. Diese Leistungen sind seit Januar 2020 voll steuerpflichtig.

Ausdrücklich nicht zu den Geldleistungen zählen Gutscheine und Geldkarten, sofern diese nur an bestimmten Stellen einlösbar sind und auf einen speziellen materiellen Gegenwert abzielen. Ein selbst angefertigter Gutschein über einen Eurobetrag hingegen würde unter die zu versteuernden Geldleistungen fallen.

Wichtig: Sachleistungen sind bis auf Ausnahmen mit einem Höchstwert von 44 Euro im Monat steuerfrei. Das ergibt ein steuerfreies Plus von bis zu 528 Euro (netto!) jährlich. Höhere Beträge sind steuerpflichtig. Einzelne Leistungen können zusätzlich steuerfrei bleiben.

Auf Basis dieser und weiterer Gesetze kann der Arbeitgeber seinen Mitarbeitern steuerfreie Vergünstigungen bereitstellen. Die wohl häufigste Form dabei sind Tankgutscheine bis zu einem monatlichen Gesamtwert von 44 Euro. Dabei sind jedoch einige Punkte zu beachten.

  • Geschenke zu einem persönlichen Anlass (Geburtstag, Hochzeit, Geburt, Jubiläum, Beförderung usw.) sind bis zu einer zusätzlichen Summe von 60 Euro steuerfrei.
  • Sachleistungen bis 44 Euro monatlich, z.B. Tankgutscheine, Essensmarken, Einkaufsgutscheine etc. Über den Wert von 44 Euro hinausgehende Sachleistungen kann der Arbeitgeber selbst pauschal versteuern. Die Summe steigert dann nicht das Einkommen der Mitarbeiter.
  • Alle Mitarbeiter müssen gleichermaßen in den Genuss von steuerfreien Leistungen kommen können. Allerdings können einzelne Gruppen ausgeschlossen sein, sofern diese die Voraussetzungen nicht erfüllen. Beispielsweise gelten Zuschüsse zu Kinderbetreuung nicht für Kinderlose.
  • Der Arbeitgeber muss die Leistungen zusätzlich zum Lohn zahlen und darf diese nicht verrechnen. Eine Entgeltumwandlung ist nicht gestattet. Eine Ausnahme gilt für Urlaubs- und Weihnachtsgeld, sofern der Arbeitgeber dieses freiwillig und ohne Rechtsanspruch zahlt. Von dieser Leistung darf er Sachleistungen abziehen.
  • Alle Zuschüsse und Vergünstigungen sind detailliert zu protokollieren und ggf. auf Begünstigte umzurechnen. Die Mitarbeiter müssen je nach Leistung Quittungen, Betreuungsbelege oder Teilnahmebescheinigungen sammeln.
  • Die Mitarbeiter dürfen die Leistungen nicht in Bargeld umtauschen.

Minijobber: Vorsicht Obergrenze!

Steuerfreie Zusatzleistungen stehen auch Minijobbern offen. Solange der Arbeitgeber mit seinen Zuschüssen und Zuwendungen alle rechtlichen Vorgaben einhält, erhöht sich dadurch nicht das regelmäßige Einkommen. Das bietet die Möglichkeit für eine zusätzliche Anerkennung der Arbeit, z.B. mit einem zusätzlichen Tankgutschein.

Sobald die Leistung jedoch steuerpflichtig wird – bei Sachleistungen also 528 Euro im Jahr übersteigt, ist dieser Betrag nicht nur zu versteuern. Er steigert auch das Einkommen – möglicherweise über die Obergrenze von 450 Euro pro Monat hinaus. Die Folge wäre eine sozialversicherungspflichtige Beschäftigung, wenn das regelmäßige Einkommen aus dem Minijob 450 Euro übersteigt! Daher sollten sowohl Minijobber als auch deren Arbeitgeber die Zuwendungen durch steuerfreie Leistungen genau prüfen.

Wichtig ist in diesem Zusammenhang, dass der Arbeitgeber für höhere Beiträge freiwillig selbst versteuern kann und so das Einkommen des Minijobbers unberührt bleibt. Genaue Informationen dazu bieten unter anderem die Rentenversicherungen und Knappschaften.

Lesetipp: Minijob- Zuschüsse

Welche Zuwendungen und Zuschüsse sind steuerfreie Sachleistungen?

Es gibt eine ganze Reihe von möglichen Leistungen, die der Arbeitgeber unabhängig und somit zusätzlich zum Lohn gewähren kann. Alle Sachleistungen wie kleine Geschenke oder Tankgutscheine unterliegen der Grenze von 44 Euro im Monat. Darüber hinaus können die folgenden Leistungen steuerfrei sein:

Jobtickets und Fahrkarten

Der Arbeitgeber kann seinen Mitarbeitern ein kostenloses oder vergünstigtes Jobticket oder einen steuerfreien Zuschuss für öffentliche Verkehrsmittel bieten. Das gilt nicht nur im Nahbereich, sondern auch für Fernreisen zwischen Arbeitsplatz und Wohnsitz sowie zwischen dem ersten und zweiten Wohnsitz. Es sind alle Varianten der Bahncard oder Zuschüsse für andere Tickets inbegriffen.

Das Jobticket oder der Zuschuss haben jedoch Einfluss auf die sogenannte Pendlerpauschale. Diese abzugsfreie Entfernungspauschale wird um den Gegenwert des Jobtickets oder des Zuschusses gemindert. Alternativ kann der Arbeitgeber 25 Prozent des Wertes pauschal versteuern. Dann bleibt die Entfernungspauschale unberührt.

Eine weitere Möglichkeit besteht darin, dass der Angestellte sich finanziell an den Kosten beteiligt. Das senkt seine Steuer und die Sozialversicherungsabgaben. Oder aber der Arbeitgeber übernimmt in diesem Fall eine pauschale Einkommenssteuer von 15 Prozent, womit jedoch der Betrag auf die Entfernungspauschale anzurechnen ist.

Zuschüsse zu Mahlzeiten

Das Finanzieren Mahlzeiten ist ebenfalls eine sehr häufige Art, einen steuerfreien Zuschuss zu gewähren. Es gibt in der Umsetzung viele Varianten. Allerdings ist der Zuschuss auf die jährlich neu festgelegten täglichen Verpflegungspauschalen/den Sachbezugswert beschränkt. Darüber hinaus kann der Arbeitgeber höhere Zuschüsse mit 25 Prozent pauschal versteuern und so die Last für die Mitarbeiter reduzieren.

Diese Regelung gilt auch für vergünstigtes Essen in der Firmenkantine. Sobald der Mitarbeiter in diesem Fall als Eigenanteil mindestens den Sachbezug zahlt, ist die Vergünstigung immer steuer- und sozialversicherungsfrei. Ähnlich verhält es sich, wenn der Arbeitgeber Schecks oder Gutscheine für bestimmte Restaurants ausgibt. Wichtig auch hier: Zahlt der Arbeitnehmer weniger als den Sachbezugswert selbst dazu und versteuert der Arbeitgeber den Betrag nicht pauschal, steigert der Zuschuss das zu versteuernde Einkommen.

Betriebliche Altersversorgung

Die betriebliche Altersversorgung gilt steuerlich als eine Barleistung und ist demnach nicht auf die Freigrenze von 44 Euro pro Monat und Mitarbeiter anzurechnen. Auch wenn der Arbeitgeber die Leistung augenscheinlich zusätzlich zum Bruttolohn zahlt, handelt es sich um eine Entgeltumwandlung. Diese reduziert den Bruttolohn zugunsten einer Altersabsicherung, was sich positiv auf die Steuer- und Sozialversicherungslast des Mitarbeiters auszahlt.

Im Einzelfall hängt die steuerliche Betrachtung jedoch von vielen Faktoren wie Art der Altersversorgung, Freigrenzen und dem eigenen Einkommen ab. Bei Fragen ist eine individuelle Beratung zu empfehlen.

Erholungshilfen/ Kuren

Sofern ein Arbeitgeber einen Erholungsurlaub nimmt oder eine Kur bewilligt bekommen hat, kann der Arbeitgeber eine freiwillige und nicht verrechenbare Erholungshilfe zahlen. In diesem Fall sind laut § 40 Abs. 2 Satz 1 Nr. 3 EStG Beträge bis zu 156 Euro für den Mitarbeiter, 104 Euro für den Ehepartner sowie 52 Euro pro Kind steuerfrei. Die Erholungsbeihilfe ist insgesamt auf 600 Euro pro Jahr gedeckelt. Beträge darüber hinaus gelten als steuerpflichtiges Einkommen oder sind vom Arbeitgeber auf eigen Kosten pauschal zu versteuern.

Gesundheitsförderung

Rückenschulen, Ernährungsberatung oder Entspannungskurse gehören inzwischen bei vielen Unternehmen zum selbstverständlichen Angebot. Auch dabei handelt es sich um eine Sachleistung, die bis 500 Euro pro Mitarbeiter und Jahr steuerfrei ist. Gültig sind diese Regelungen für anerkannte Maßnahmen, die der Prävention dienen. Kosten für eine Rückenschule sind zum Beispiel steuerfrei, Mitgliedsbeiträge für ein klassisches Fitness-Center jedoch nicht.

Betriebskindergarten oder Zuschüsse für Kita/Tagesmutter

Der Arbeitgeber kann für Kinder der Angestellten den Besuch des Betriebskindergartens gestatten oder Zuschüsse für die Kosten von Kindertagesstätten oder Tagesmütter leisten. Das gilt auch dann, wenn die Kosten der nicht im Unternehmen beschäftigte Elternteil trägt. Die Zuschüsse sind komplett steuerfrei – das gilt auch für Minijobber!

Mitarbeiterwohnung

Stellt der Arbeitgeber eine vergünstigte Mitarbeiterwohnung, kann diese Zuwendung steuerfrei sein. Hierbei kommt es auf die ortsübliche Miete an. Sofern die zu leistende Mietzahlung wenigstens zwei Drittel der Vergleichsmiete und maximal 25 Euro pro Quadratmeter beträgt, ist die Zuwendung steuerfrei. Anderenfalls sind die Kosten ganz oder teilweise als geldwerter Vorteil zu versteuern.

Betriebsfeiern und -veranstaltungen

Der Aufwand des Arbeitgebers für Betriebsfeiern ist auf die Mitarbeiter umzurechnen und gilt als Zuwendung. Die steuerliche Freigrenze liegt aktuell bei 110 Euro pro Mitarbeiter und Veranstaltung. Steuerfrei sind nach geltender Rechtsprechung jedoch nur zwei Veranstaltungen und auch nur welche, die für alle Mitarbeiter im Betrieb oder einer Abteilung gelten.

Heranzuziehen sind alle Kosten von Saalmiete über Catering bis zu Gagen für Künstler.  Zusätzliche „übliche Geschenke“, die im Rahmen der Feier verteilt werden (zum Beispiel Weihnachten), sind bis 60 Euro steuerfrei.

Wichtig: Sollte der Arbeitgeber höhere Kosten haben, kann er den Differenzbetrag mit 25 Prozent pauschal versteuern. Anderenfalls gilt die Summe als vom Mitarbeiter zu versteuernder Einkommenszuschlag.

Ausflüge und Firmenurlaub

Freibeträge gibt es auch für die Kosten von Firmenevents und Ausflüge, sogar für einen gemeinsamen Urlaub. Wie bei Betriebsfeiern gelten 110 Euro als Obergrenze für eine steuerfreie Zuwendung. Sofern der Arbeitgeber mögliche höhere Beträge nicht pauschal versteuert, steigern diese das zu versteuernde Einkommen der beteiligten Mitarbeiter.

Dienstwagen und Dienstfahrrad

Dienstwagen unterliegen als geldwerter Vorteil einer besonderen steuerlichen Regelung. Diese erläutern wir unter Dienstwagen Versteuerung. Ähnliches gilt auch für Diensträder. Wenn der Arbeitgeber das Dienstrad aber zusätzlich zum Einkommen zur Verfügung stellt und die Privatnutzung erlaubt, ist dieser Bonus mindestens bis Ende 2030 komplett steuerfrei.

Handys und Laptops

Viele Mitarbeiter erhalten ein Diensthandy oder ein Laptop. Häufig dürfen sie diese Geräte auch privat nutzen. In diesem Fall handelt es sich zwar um eine Zuwendung in Form einer Sachleistung. Diese ist jedoch komplett steuerfrei, wenn der Arbeitgeber einen dienstlichen Zweck belegen kann. Auch alle Unterhaltskosten (Verträge) sind eine steuerfreie Zuwendung – das gilt auch für alle privat verursachten Kosten.

Mitarbeiterrabatte

Der vergünstigte Einkauf oder das Nutzen von angebotenen firmeneigenen Dienstleistungen ist eine Zuwendung. Für solche Käufe gilt eine Freigrenze von 1.080 Euro im Jahr. Höhere Beträge sind als Einkommenszusatz steuer- und sozialversicherungspflichtig.

Kosten für eine Weiterbildung

Übernimmt der Arbeitgeber die Kosten für eine Weiterbildung, handelt es sich um eine steuerfreie Zuwendung. Das gilt auch dann, wenn der Inhalt keinen direkten Bezug zum Arbeitsplatz hat. Maßgeblich ist lediglich, dass sich die allgemeine berufliche Qualifikation des Mitarbeiters durch die Schulung verbessern kann.

Titelbild: Africa Studio/ shutterstock.com

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