Dienstwagen versteuern: 1-Prozent-Regelung oder Fahrtenbuch?

Frau schließt Auto ab

Viele Angestellte kommen in den Genuss eines Dienstwagens. Die meisten Unternehmen erlauben im Rahmen der Nutzung private Fahrten. Was gut klingt, hat einen Haken. Denn dabei handelt es sich um einen sogenannten geldwerten Vorteil oder Nutzungswert. Der Begriff beschreibt eine Zuwendung, die der Arbeitgeber zusätzlich zum Einkommen bewilligt.

Geldwerter Vorteil muss versteuert werden

Das hat Folgen: Denn der geldwerte Vorteil ist zu versteuern. Bei einem privat genutzten Dienstwagen sind dabei im Wesentlichen zwei Varianten möglich. Zum einen kann der Arbeitnehmer die 1-Prozent-Reglung nutzen. Zum anderen kann er ein Fahrtenbuch führen, um den tatsächlichen privaten Nutzen zu ermitteln.

Daraus ergeben sich für viele Arbeitnehmer Fragen: Wie funktionieren diese beiden Steuervarianten? Sind Besonderheiten bei der privaten Nutzung eines Dienstwagens zu beachten? Welche Steuervorteile bringen Autos mit Elektro- oder Hybrid-Antrieb? Dieser Ratgeber soll die wichtigsten Antworten geben.

Info: Für Freiberufler und Firmeninhaber sind die steuerrechtlichen Regelungen komplizierter. An dieser Stelle beschränken wir uns auf die Betrachtung für Arbeitnehmer.

Die Besteuerung von privat genutzten Dienstwagen ist sehr komplex und kann ein sehr genaues Abwägen von Details erfordern. Es ist nachdrücklich zu empfehlen, im individuellen Fall einen Steuerberater zur Klärung der Fragen hinzuzuziehen.

Die Rechtsgrundlage: geldwerter Vorteil laut Einkommenssteuergesetz

Kommt ein Angestellter in den Genuss, einen Dienstwagen für private Zwecke nutzen zu dürfen, muss er den dabei entstehenden Vorteil versteuern. Die Rechtsgrundlage ist das Einkommenssteuergesetz. Paragraf 6 nennt in Absatz 1 Nr. 4 die entsprechenden Optionen in Satz 2 und 3:

Satz 2: „Die private Nutzung eines Kraftfahrzeugs, das zu mehr als 50 Prozent betrieblich genutzt wird, ist für jeden Kalendermonat mit 1 Prozent des inländischen Listenpreises im Zeitpunkt der Erstzulassung zuzüglich der Kosten für Sonderausstattung einschließlich Umsatzsteuer anzusetzen.“

Satz 3: „Die private Nutzung kann abweichend von Satz 2 mit den auf die Privatfahrten entfallenden Aufwendungen angesetzt werden, wenn die für das Kraftfahrzeug insgesamt entstehenden Aufwendungen durch Belege und das Verhältnis der privaten zu den übrigen Fahrten durch ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch nachgewiesen werden.“

Den Hinweis auf die betriebliche Nutzung von mehr als 50 Prozent in Satz 2 können Arbeitnehmer ignorieren, da diese bei einem dem Angestellten überlassenen Dienstwagen immer angenommen wird.

Welche Option (1-Prozent-Regelung oder Fahrtenbuch) der Arbeitnehmer nutzt, bleibt ihm überlassen. Er kann sogar jedes Steuerjahr seine Entscheidung ändern. Ebenfalls kann er sich neu entscheiden, wenn der Arbeitgeber ihm einen neuen Dienstwagen zur privaten Nutzung zur Verfügung stellt.

Wann ist ein Dienstwagen ein geldwerter Vorteil?

Bei der Bewertung des geldwerten Vorteils und somit der Einkommensteuerpflicht ist die private Nutzung entscheidend. Fährt ein Angestellter zum Beispiel den Dienstwagen ausschließlich zu beruflichen Zwecken, liegt keine private Nutzung vor. In diesem Fall muss der Arbeitgeber jedoch durch ein Verbot im Arbeitsvertrag die Privatnutzung des Kfz ausschließen oder den rein dienstlichen Gebrauch auf Anforderung des Finanzamtes per Fahrtenbuch nachweisen. Sobald der Angestellte die Erlaubnis hat oder das Auto tatsächlich privat nutzt, besteht ein geldwerter Vorteil.

Dienstwagen: Versteuerung mit der 1-Prozent-Regelung

Viele Arbeitnehmer nutzen die 1-Prozent-Regelung. Denn diese gibt eine verlässliche Größe vor und reduziert so den Aufwand bei der Einkommenssteuererklärung deutlich. Entscheidend ist der Listenpreis des Fahrzeugs. Es ist jedoch nicht relevant, ob der Arbeitgeber das Fahrzeug neu oder gebraucht kauft, es least oder mietet. Ebenfalls ist der tatsächliche Kaufpreis nicht relevant.

Listenpreis

Als Listenpreis gilt die unverbindliche Preisempfehlung des Wagens im Jahr seiner Erstzulassung ohne Überführungskosten. Zum Listenpreis ist der Wert der Sonderausstattungen (ohne Autotelefon, zusätzliche Reifen oder Felgen sowie erst später eingebaute Extras) zu addieren. Ebenfalls ist die Umsatzsteuer aufzuschlagen, selbst wenn der Wagen ohne Ausweis dieser Steuer erworben sein sollte. Daraus ergibt sich die steuerliche Berechnungsgrundlage.

Ein Prozent des so ermittelten Listenpreises ist jeden Monat auf das zu versteuernde Einkommen des Arbeitnehmers aufzuschlagen. Liegt der Listenpreis laut Hersteller zum Beispiel bei 27.500 Euro, erhöht sich das Einkommen des Arbeitnehmers jeden Monat um 275 Euro. Für diese zusätzliche Summe muss der Betroffene Einkommenssteuer, den Solidaritätszuschlag sowie Sozialversicherungsabgaben und – sofern zutreffend – Kirchensteuer zahlen.

Elektroauto lädt an der Stromsäule
Elektroauto am der Ladesäule mit Strom laden

0,5 Prozent – Steuervorteile für Hybrid- und Elektrofahrzeuge

Dienstwagen mit Hybrid- oder Elektroantrieb bieten besondere Steuervorteile. Diese gelten mindestens bis Ende 2030. Der geldwerte Vorteil halbiert sich auf 0,5 Prozent des Listenpreises (1-Prozent-Regelung) oder die Hälfte der anteiligen tatsächlich entstandenen Kosten bei der Abrechnung durch ein Fahrtenbuch. Das Einhalten der Obergrenze des CO2-Ausstoßes auf 50 Gramm pro Kilometer sowie bestimmte Mindestreichweiten des Antriebs nach Fahrzeugjahrgang sind jedoch Voraussetzung (§ 6 Abs. 1 Nr. 4 EStG).

0,25 Prozent bei Listenpreis bis 40.000 Euro

Ab 2019 angeschaffte Elektro- oder Hybridfahrzeug ohne CO2-Ausstoß reduzieren den geldwerten Vorteil seit dem Steuerjahr 2020 zusätzlich. Liegt der Listenpreis bei maximal 40.000 Euro, ist der reguläre Nutzungswert zu vierteln: 0,25 Prozent des Listenpreises oder ein Viertel der anteiligen tatsächlich angefallenen Kosten.

Pauschale Besteuerung: Nachteil

Diese pauschale Besteuerung ist einfach und komfortabel. Allerdings hat diese Option einen Nachteil, wenn

  • der Arbeitnehmer den Wagen nur selten privat nutzt,
  • der Dienstwagen bereits alt ist,
  • der Dienstwagen günstig oder gebraucht gekauft wurde,
  • der Dienstwagen sehr teuer in der Anschaffung ist.

In diesen Fällen kann der Listenpreis unverhältnismäßig stark bei der Ermittlung des geldwerten Vorteils zu Buche schlagen. Ob sich die vereinfachte Versteuerung dennoch lohnt, ist vom individuellen Fall sowie der daraus resultierenden Steuerlast abhängig.

Die 1-Prozent-Regelung und ihre Besonderheiten

Obwohl diese Berechnungsmethode sehr einfach ist, hat sie einige Tücken. Kommt zum Beispiel der Arbeitnehmer für Kosten wie Parkgebühren, Mautgebühren, Autofähren oder Mitgliedschaften in einem Automobilclub auf, gilt dieses ebenfalls als geldwerter Vorteil. Der Angestellte muss diese Kosten entsprechend versteuern.

Entfernung zwischen Wohnung und Arbeitsplatz

Ein weiterer sehr wichtiger Punkt, den Arbeitnehmer beachten sollten, ist die Entfernung zwischen Wohnung und Arbeitsort. Denn diese Entfernung steigert bei Nutzung des Dienstwagens den geldwerten Vorteil um 0,03 Prozent pro Kilometer. Wer also jeden Tag 40 Kilometer einfachen Arbeitsweg mit seinem Dienstwagen fährt, muss nicht nur ein Prozent, sondern 2,2 Prozent (1 Prozent + 1,2 Prozent durch die Entfernung) des Listenpreises versteuern. Dadurch kann sich der geldwerte Vorteil schnell deutlich steigern.

Sollte der Arbeitnehmer jedoch weniger als 15 Tage im Monat oder 180 Tage im Jahr diese Wegstrecke zurücklegen, kann er alternativ eine Einzelbewertung verlangen, bei der die Entfernung nur mit 0,002 Prozent pro Kilometer anfällt. Bei dem genannten Beispiel von 40 Kilometern wären das nur 0,08 Prozent und eine Gesamtlast von 1,08 Prozent des Listenpreises. Der Arbeitnehmer muss im Gegenzug aber die Fahrtermine schriftlich mitteilen.

Im Falle einer doppelten Haushaltsführung gibt es einen weiteren Fallstrick. Nutzt der Angestellte für Heimfahrten am Wochenende seinen Dienstwagen, zählen nicht nur die Entfernungskilometer vom Wohnsitz zum Arbeitsplatz, sondern auch die vom Wohnsitz in der Woche zum Wohnsitz am Wochenende mit 0,002 Prozent pro Kilometer zusätzlich.

Gegenteilige Rechtsprechung

Völlig gegenteilig ist jedoch ein Urteil des Bundesfinanzhofs vom 6. Oktober 2011 (Az. VI R 56/10). In diesem stellten die Richter klar, dass ein Arbeitnehmer keinen geldwerten Vorteil durch einen Dienstwagen hat, wenn er diesen ausschließlich für dienstliche Fahrten sowie für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsort nutzt. Es handelt sich um keine rein private Nutzung, die entsprechend auch nicht zu versteuern ist.

Ähnlich verhält es sich, wenn der Arbeitnehmer den Dienstwagen zwar privat nutzen darf, aber nachweislich nicht nutzen kann. Das ist zum Beispiel der Fall, wenn er vorübergehend keine Fahrerlaubnis besitzt oder gesundheitlich nicht dazu in der Lage ist. Für diese Zeit (es zählen nur volle Monate) entfällt der geldwerte Vorteil.

Dienstwagen versteuern: Fahrtenbuch führen

Die zweite Option für Arbeitnehmer ist das Führen eines Fahrtenbuchs. In diesem Fall gibt es keinen pauschal errechneten Vorteil, sondern steuerlich wird der tatsächliche Nutzungswert herangezogen. Das Führen eines Fahrtenbuchs lohnt sich insbesondere dann, wenn der geldwerte Vorteil niedriger ist, als er bei der Option der 1-Prozent-Regelung wäre. Allerdings ist das Führen eines Fahrtenbuchs aufwendig und muss gewissenhaft erfolgen.

Als steuerlich relevanter Nutzungswert ergibt sich der genaue Anteil der Privatfahrten an den gesamten Kosten für das Fahrzeug.

Ein Beispiel: Die Kosten für einen Dienstwagen liegen bei 10.000 Euro im Jahr. Die Fahrleistung beträgt 30.000 Kilometer. Privatfahrten machen laut Fahrtenbuch 4.500 Kilometer aus. Daraus ergibt sich nach Dreisatz ein Privatanteil von 30.000/(4.500 * 100) = 0,15 oder 15 Prozent. Der geldwerte Vorteil macht entsprechend 15 Prozent der Gesamtkosten aus. Daraus ergibt sich ein Nutzungswert von 1.500 Euro. Dieser Betrag ist zusätzlich zum Einkommen zu versteuern und zur Ermittlung der Sozialabgaben und Kirchensteuer heranzuziehen.

Wichtig: In die Ermittlung der Kosten fließt neben den Betriebskosten auch die steuerliche Abschreibung des Kfz ein. Dabei gilt jedoch nicht der Listenpreis, sondern der tatsächliche Anschaffungspreis. Daraus ergibt sich gegenüber der 1-Prozent-Regelung ein weiterer indirekter Vorteil, denn diese Berechnungsgrundlage ist üblicherweise günstiger für den Arbeitnehmer. Andererseits zählen auch Reparaturkosten und ähnliches zur Berechnungsgrundlage hinzu. Dieses kann speziell bei älteren Fahrzeugen ein Nachteil sein.

Das Fahrtenbuch

Der Arbeitnehmer kann das Fahrtenbuch manuell oder elektronisch – zum Beispiel per App – führen. Nicht zulässig sind lose Blätter, es muss sich um einen Buchcharakter handeln. Darin sind unter anderem Datum, Abfahrt- und Ankunftszeit, Strecke/Zielort, Grund der Fahrt, besuchte Personen der Fahrer sowie gefahrene Strecke und der Kilometerstand vor und nach der Fahrt einzutragen. Fehlt der Anlass, gilt die Fahrt automatisch als privat. In allen anderen Fällen muss zusätzlich zwischen dienstlich und privat durch eine Markierung unterschieden werden.

Die Eintragungen sind für alle Fahrten vorzunehmen und müssen lückenlos sein. Monatlich ist zusätzlich die gefahrene Kilometerzahl in privat und dienstlich getrennt aufzulisten. Zweifel am korrekten Führen des Fahrtenbuchs können die Finanzbehörden veranlassen, die 1-Prozent-Regelung durchzusetzen.

Eigene Zahlungen reduzieren den geldwerten Vorteil!

Unabhängig davon, für welche Methode sich der Arbeitnehmer entscheidet: Eigene Zahlungen für den Unterhalt des Dienstwagens reduzieren den Nutzungswert bzw. geldwerten Vorteil. Das hat der Bundesfinanzhof in einem Doppelurteil (Az. VI R 2/15 und VI R 49/14) am 15. Februar 2017 bekräftigt. Demnach sind privat getragene Kosten für Treibstoff/Strom, Reparaturen, Wartung, Pflege, Steuer, Versicherungen, Stellplätze, Anwenderparkberechtigungen, nicht aber Parkgebühren, Mautgebühren und Bußgelder abzugsfähig.

Das bedeutet: Jeder selbst an den Arbeitgeber oder privat gezahlte Euro reduziert den geldwerten Vorteil bis zu einem Minimalwert von 0 Euro.

Fazit: Wann lohnen sich 1-Prozent-Regelung und Fahrtenbuch?

Das Thema ist zu komplex, um einen allgemeingültigen Tipp für die ideale Berechnung des geldwerten Vorteils eines Dienstwagens zu geben. Allerdings gibt es eine Faustregel: Je mehr private Fahrten ein Arbeitnehmer mit seinem Dienstwagen macht, desto eher lohnt sich die 1-Prozent-Regelung. Je weniger private Fahrten er macht, desto eher lohnt sich der Aufwand des Führens eines Fahrtenbuchs. Allerdings fließen zusätzliche Details wie Alter und Listenpreis des Fahrzeugs, Verbrauch, Unterhalt usw. in die Betrachtung hinein.

Es lohnt sich daher, am Ende des ersten Nutzungsjahres den versteuerten Nutzungswert dem der nicht gewählten Variante gegenüberzustellen. Sollte die nicht genutzte Option günstiger sein, sollte der Arbeitnehmer zum Jahreswechsel die Berechnungsgrundlage ändern lassen.

Titelbild: Halfpoint / Elektoauto: moreimages / shutterstock.com

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